Assistante de direction

HAPPY INDE - 4ème édition 2026 - Le Rajasthan

FICHE MISSION

OBJECTIF DE LA MISSION

Accompagner la direction du Festival HAPPY INDE dans la coordination, l'organisation et le suivi quotidien du festival.

L'assistant(e) de direction est un véritable relais entre la direction, les équipes bénévoles, les artistes, les partenaires, les prestataires et les différents lieux d'accueil.

Sa mission principale : permettre à la direction de rester concentrée sur les décisions, les relations institutionnelles et artistiques et la représentation du festival, en prenant en charge une partie du suivi opérationnel.

---

AVANT LE FESTIVAL

Assister la direction dans le suivi des différents dossiers

Mettre à jour les plannings et feuilles de route

​​​​​​​Suivre les confirmations des artistes, intervenants, partenaires et bénévoles

​​​​​​​Centraliser les informations importantes

​​​​​​​Vérifier les coordonnées et contacts utiles

​​​​​​​Préparer les listes d'invités et intervenants

​​​​​​​Participer à l'organisation des réunions d'équipe

​​​​​​​Prendre des notes et rédiger les comptes rendus si nécessaire

​​​​​​​Effectuer certaines relances par téléphone ou par email

​​​​​​​Préparer les documents nécessaires aux différents événements

​​​​​​​Vérifier que les responsables disposent des informations nécessaires

​​​​​​​Aider à anticiper les besoins et les éventuels points de blocage

---

PENDANT LE FESTIVAL

Coordination quotidienne

​​​​​​​Accompagner la direction sur les différents événements

​​​​​​​Vérifier le planning de la journée

​​​​​​​S'assurer que les différents responsables disposent des bonnes informations

​​​​​​​Faire circuler les informations entre les équipes

​​​​​​​Suivre les horaires et les principaux temps forts

​​​​​​​Signaler rapidement les problèmes ou changements à la direction

​​​​​​​Aider à trouver des solutions aux petits imprévus sans solliciter systématiquement la direction

​​​​​​​Tenir à jour les informations et modifications de dernière minute

Artistes & intervenants

​​​​​​​Vérifier les horaires d'arrivée des artistes et intervenants

​​​​​​​S'assurer qu'ils sont pris en charge par la bonne personne

​​​​​​​Vérifier leurs besoins essentiels

​​​​​​​Faire le lien avec les équipes artistique, technique et logistique

​​​​​​​Accompagner ponctuellement certains invités ou intervenants

Partenaires & invités

​​​​​​​Participer à l'accueil des partenaires et personnalités

​​​​​​​Vérifier les listes d'invités

​​​​​​​Orienter les invités vers leurs interlocuteurs

​​​​​​​Informer la direction de l'arrivée des personnalités et partenaires importants

​​​​​​​Veiller à la qualité de leur accueil

---

ÊTRE LE RELAIS DE LA DIRECTION

Pendant le festival, la direction peut être sollicitée en permanence.

L'assistant(e) de direction aide à filtrer, organiser et prioriser les demandes :

URGENT → Direction immédiatement

IMPORTANT → À transmettre rapidement

OPÉRATIONNEL → À orienter vers le responsable concerné

NON URGENT → À noter pour traitement ultérieur

L'objectif est d'éviter que toutes les demandes remontent directement à la direction.

---

ORGANISATION & SUIVI

​​​​​​​Tenir à disposition les contacts importants

​​​​​​​Conserver les plannings et feuilles de route

​​​​​​​Centraliser les informations utiles

​​​​​​​Noter les incidents, changements ou décisions importantes

​​​​​​​Vérifier les rendez-vous et horaires

​​​​​​​Faire des points réguliers et synthétiques avec la direction

​​​​​​​Préparer si nécessaire le déroulé du lendemain

---

CONFIDENTIALITÉ

Cette mission implique une relation de confiance avec la direction.

L'assistant(e) pourra avoir accès à certaines informations concernant :

Artistes • Partenaires • Invités • Organisation interne • Budgets • Contacts • Documents de travail

Une grande discrétion et confidentialité sont donc indispensables.

---

PROFIL RECHERCHÉ

• Très organisé(e)
• Fiable et ponctuel(le)
• Autonome
• Réactif(ve)
• Diplomate
• Excellent relationnel
• Capable de gérer plusieurs demandes simultanément
• Bonne capacité à hiérarchiser les priorités
• À l'aise au téléphone et par email
• Bonne expression écrite et orale
• Maîtrise des outils bureautiques appréciée
• Anglais apprécié
• Expérience en événementiel, administration, management ou coordination appréciée

Qualité essentielle

Savoir prendre des initiatives tout en sachant quelles décisions doivent rester du ressort de la direction.

---

RELATIONS AVEC LES ÉQUIPES

L'assistant(e) de direction travaille directement avec :

Direction du festival • Responsables bénévoles • Logistique • Communication • Artistes • Technique • Accueil • Partenaires • Institutions • Prestataires

Il/elle constitue l'un des points de liaison centraux de l'organisation.

---

LES AVANTAGES DE LA MISSION

• Être au cœur de l'organisation d'un festival
• Travailler directement aux côtés de la direction
• Découvrir les coulisses de la gestion d'un événement culturel
• Acquérir une expérience concrète en coordination et gestion de projet
• Développer ses compétences en organisation, communication et management
• Être en relation avec des artistes, partenaires, institutions et professionnels
• Développer son réseau professionnel
• Bénéficier d'une mission particulièrement valorisante sur un CV
• Gagner en autonomie et en responsabilités
• Recevoir une attestation de bénévolat
• Possibilité d'obtenir une lettre de recommandation selon l'implication

UNE PERSONNE DE CONFIANCE AU CŒUR DE HAPPY INDE

Anticiper • Coordonner • Faciliter • Prioriser • Communiquer

L'assistant(e) de direction est le bras droit opérationnel de la direction et contribue directement à la fluidité et à la réussite du Festival HAPPY INDE.