HAPPY INDE - 4ème édition 2026 - Le Rajasthan
FICHE MISSION
OBJECTIF DE LA MISSION
Accompagner la direction du Festival HAPPY INDE dans la coordination, l'organisation et le suivi quotidien du festival.
L'assistant(e) de direction est un véritable relais entre la direction, les équipes bénévoles, les artistes, les partenaires, les prestataires et les différents lieux d'accueil.
Sa mission principale : permettre à la direction de rester concentrée sur les décisions, les relations institutionnelles et artistiques et la représentation du festival, en prenant en charge une partie du suivi opérationnel.
AVANT LE FESTIVAL
Assister la direction dans le suivi des différents dossiers
Mettre à jour les plannings et feuilles de route
Suivre les confirmations des artistes, intervenants, partenaires et bénévoles
Centraliser les informations importantes
Vérifier les coordonnées et contacts utiles
Préparer les listes d'invités et intervenants
Participer à l'organisation des réunions d'équipe
Prendre des notes et rédiger les comptes rendus si nécessaire
Effectuer certaines relances par téléphone ou par email
Préparer les documents nécessaires aux différents événements
Vérifier que les responsables disposent des informations nécessaires
Aider à anticiper les besoins et les éventuels points de blocage
PENDANT LE FESTIVAL
Coordination quotidienne
Accompagner la direction sur les différents événements
Vérifier le planning de la journée
S'assurer que les différents responsables disposent des bonnes informations
Faire circuler les informations entre les équipes
Suivre les horaires et les principaux temps forts
Signaler rapidement les problèmes ou changements à la direction
Aider à trouver des solutions aux petits imprévus sans solliciter systématiquement la direction
Tenir à jour les informations et modifications de dernière minute
Artistes & intervenants
Vérifier les horaires d'arrivée des artistes et intervenants
S'assurer qu'ils sont pris en charge par la bonne personne
Vérifier leurs besoins essentiels
Faire le lien avec les équipes artistique, technique et logistique
Accompagner ponctuellement certains invités ou intervenants
Partenaires & invités
Participer à l'accueil des partenaires et personnalités
Vérifier les listes d'invités
Orienter les invités vers leurs interlocuteurs
Informer la direction de l'arrivée des personnalités et partenaires importants
Veiller à la qualité de leur accueil
ÊTRE LE RELAIS DE LA DIRECTION
Pendant le festival, la direction peut être sollicitée en permanence.
L'assistant(e) de direction aide à filtrer, organiser et prioriser les demandes :
URGENT → Direction immédiatement
IMPORTANT → À transmettre rapidement
OPÉRATIONNEL → À orienter vers le responsable concerné
NON URGENT → À noter pour traitement ultérieur
L'objectif est d'éviter que toutes les demandes remontent directement à la direction.
ORGANISATION & SUIVI
Tenir à disposition les contacts importants
Conserver les plannings et feuilles de route
Centraliser les informations utiles
Noter les incidents, changements ou décisions importantes
Vérifier les rendez-vous et horaires
Faire des points réguliers et synthétiques avec la direction
Préparer si nécessaire le déroulé du lendemain
CONFIDENTIALITÉ
Cette mission implique une relation de confiance avec la direction.
L'assistant(e) pourra avoir accès à certaines informations concernant :
Artistes • Partenaires • Invités • Organisation interne • Budgets • Contacts • Documents de travail
Une grande discrétion et confidentialité sont donc indispensables.
PROFIL RECHERCHÉ
- Très organisé(e)
- Fiable et ponctuel(le)
- Autonome
- Réactif(ve)
- Diplomate
- Excellent relationnel
- Capable de gérer plusieurs demandes simultanément
- Bonne capacité à hiérarchiser les priorités
- À l'aise au téléphone et par email
- Bonne expression écrite et orale
- Maîtrise des outils bureautiques appréciée
- Anglais apprécié
- Expérience en événementiel, administration, management ou coordination appréciée
Qualité essentielle
Savoir prendre des initiatives tout en sachant quelles décisions doivent rester du ressort de la direction.
RELATIONS AVEC LES ÉQUIPES
L'assistant(e) de direction travaille directement avec :
Direction du festival • Responsables bénévoles • Logistique • Communication • Artistes • Technique • Accueil • Partenaires • Institutions • Prestataires
Il/elle constitue l'un des points de liaison centraux de l'organisation.
LES AVANTAGES DE LA MISSION
- Être au cœur de l'organisation d'un festival
- Travailler directement aux côtés de la direction
- Découvrir les coulisses de la gestion d'un événement culturel
- Acquérir une expérience concrète en coordination et gestion de projet
- Développer ses compétences en organisation, communication et management
- Être en relation avec des artistes, partenaires, institutions et professionnels
- Développer son réseau professionnel
- Bénéficier d'une mission particulièrement valorisante sur un CV
- Gagner en autonomie et en responsabilités
- Recevoir une attestation de bénévolat
- Possibilité d'obtenir une lettre de recommandation selon l'implication
UNE PERSONNE DE CONFIANCE AU CŒUR DE HAPPY INDE
Anticiper • Coordonner • Faciliter • Prioriser • Communiquer
L'assistant(e) de direction est le bras droit opérationnel de la direction et contribue directement à la fluidité et à la réussite du Festival HAPPY INDE.